Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun (KVKK'nın) 16'ncı maddesi ve bağlı yönetmelikler kapsamında diş hekimleri ve klinikler de dahil olmak üzere, her veri sorumlusunun kamuya açık Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi (VERBİS) kaydı zorunlu tutulmuştur. Bu kapsamda Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun 11 Mart 2021 tarihli ve 2021/238 sayılı kararı ile, pandemi sebebiyle de yaşanan ekonomik durgunluk göz önüne alınarak VERBİS kayıtlarına ilişkin süreler 31 Aralık 2021 tarihine kadar uzatılmıştır. Bu kanunun uygulanması ve kaydın oluşturulması süreçlerinde birçok veri sorumlusunun söz konusu kaydın gerçekleştirilmesinde gecikmeler yaşadığı tespit edilmiştir.
Öncelikle veri sorumlularının, e-devlet gibi resmi uygulamalar dışında, birtakım internet sitelerindeki "1 saat içerisinde VERBİS kaydı" gibi reklamlara itibar etmemesi gerekmektedir. VERBİS, kurum içinde işlenen tüm verilerin nasıl saklanacağı, işleneceği ve değerlendirileceği gibi bir çok hususu ele aldığı için herhangi bir şekilde özelleştirilemez ve başka bir kurumdan kopyalanamaz konumdadır. VERBİS, veri sorumlusu olan siz diş hekimlerinin ve kliniklerin işlediği kişisel verileri ve muhafaza yöntemlerini açıkladığı bir sistemdir. Konuya ilişkin tamamen otomatize bir şekilde, her kliniğin aynı kişisel verileri işlediğini ve muhafaza ettiğini veya bu kişisel verileri aynı süre boyunca sakladığını belirten uygulamalar, ileriki aşamalarda şikâyet üzerine veya re'sen yapılacak incelemelerde büyük problemler yaratacaktır.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu da yapılacak denetim ve incelemelerde VERBİS kayıtlarının esas alınacağını belirtmektedir. Sonuç olarak, VERBİS'te işaretlediğiniz her bir husus, bir taraftan gerekenden fazla kişisel veri işlediğinizi beyan etmeniz halinde KVKK'nın ölçülülük ilkesine aykırılıktan kurtulacaktır, işlediğiniz kişisel verileri beyan etmemeniz halinde ise genel hükümler gereği idari para cezalarına uğramanıza sebep olabilecektir. Sonuç olarak VERBİS kayıtları tamamlanırken, işlenecek tüm veriler dikkatle seçilmeli, gereğinden az ve ya sorumluluklardan daha fazla işaretleme yapılmamalı ve yanlış beyan verilmemelidir.
VERBİS kaydınızın yapılması için öncelikle https://verbis.kvkk.gov.tr/DataResponsible/Register adresinde de belirtilen yönergeye uygun olarak sitede yer alan formu dolduruyoruz. Doldurulan VERBİS Kayıt Formu ıslak imzalı ve kaşeli bir şekilde Kişisel Verileri Koruma Kurumu'nun Nasuh Akar Mah. 1407. Sk. No:4 Balgat /Ankara adresindeki yerleşkesine göndermeniz gerekmektedir. Bu başvuru sonucu yoğunluğa bağlı olarak 3 gün ile 1 hafta içerisinde değişen sürede tarafınıza VERBİS kullanıcı adı ve şifresi gönderilecektir. Bu sürenin de dikkate alınarak başvurularınızı, özellikle başvuruların yoğunlaşmasını beklediğimiz son günlere bırakmamanızı tavsiye ederiz. Bu şifre ile birlikte, tanıtıcı VERBİS videolarımızdan da yararlanıp Kurum tarafından hazırlanan kılavuzlara da uygun olarak kayıt sürecini tamamlamanız gerekmektedir.
Kayıt işlemleri sırasında tereddüt yaşadığınız her konuda Medicasimple ekibi olarak online destek birimlerimize gerekli yardımı sağlayacağız. Örneğin, işlediğiniz kişisel verilere uygun olarak, kişisel verileri korumaya yönelik imzalanması gereken metinleriniz için doğruluk ve tamlığını kontrol amaçlı yardım alabilirsiniz. Bunların yanında verilerin hukuka uygun şekilde saklanmasına ilişkin güvenlik tedbirlerinin sağlanıp sağlanmadığını online destek hattımıza danışıp gerekli desteği alabilirsiniz.
