GİZLİLİK VE KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI POLİTİKASI
Medicasimple, Kanun'un öngördüğü ilkeler kapsamında, kişisel verilerin kaydedilmesi, silinmesi, yok edilmesi, anonim hale getirilmesi, aktarılması, ilgili kişinin aydınlatılması ve veri güvenliğinin çalıştırılmasıyla ilgili Kanun'dan yapısal olanları yerine getirilmektedir.
Kanun'a uygun bir şekilde düzenlenmiş olan işbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası kişisel verisi işlenen gerçek kişilerin ("veri sahibi") erişimine sunulmaktadır.
İşbu Gizlilik ve Kişisel Verilerin Korunması Politikası, Medicasimple'ın ;
ayrıntılı olarak belirtir.
Medicasimple , kişisel veriler e-posta, posta, çerezler, idari ve adli makamlardan gelen tebligatlar, SGK üzerinden online işlemler aracılığıyla, işitsel, elektronik veya yazılı olarak, mevzuatın hallerde veri sahiplerinden biri tarafından toplamakta ve düzenli olarak yerde ilgili kişileri açık rızalarını alarak, açık rızanın gerekmediği hallerde ise aydınlatma miktarını kullanarak, her halükarda gözetlemeyi ve veri minimizasyonunu gerçekleştirmektedir.
Medicasimple tarafından kişisel veriler, ilgili kişinin açık rızası, kanunlarda açıkça öngörülmüş olma, fiili imkansızlık içeren rızasını açıklayamayacak veya rızasına yasallik tanınmayan kişinin ya da bir başkasının hayatının veya vücudun parçalanması için olması, sözleşmenin kurulması ve ifasıyla ilgili olması, verinin yasal borcunu getirebilmesi, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması, bir hakkın zorunlu olması hukuki kusurlarıyla işlenmektedir.
Medicasimple, yürütülen faaliyetler çerçevesinde, özel kapsamlı kişisel veriler, kural olarak veri sahibinin açık rızası alınmadığı takdirde işlememektedir. Sağlık ve cinsel hayata ilişkin veriler haricindeki özel kapsamlı kişisel veriler, kanunlarda kayıtlı hallerde veri sahibinin açık rızası alınmaksızın işlenmekte; sağlık ve cinsel hayata ilişkin özel veriler ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbî teşhis, tedavi ve bakım performansının, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla veri sahibinin açık rızası alınmadan işlenmektedir.
Medicasimple , aşağıdaki kişi gruplarının kişiselleştirilmesiyle çalışmaktadır.
Medicasimple tarafından, yukarıda belirtilen ilgili kişi gruplarının aşağıdaki tabloda belirtilen kişisel verileri işlenmektedir.
Hayır
İlgili Kişi
Veri Kategorisi
Örnek Veri Türleri
1.
Çalışan Adayı/ Çalışan/ Eski Çalışan
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, T.C. Kimlik Kartı Bilgileri (Seri No, Uyruk, Cinsiyet vb.), Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Cinsiyet, Medeni Hali, Pasaport Numarası, Ehliyet Bilgileri, imza
İletişim Bilgisi
Adres, E-posta, Telefon/Cep Telefonu
Finansal Bilgi
Banka Hesap Bilgileri, Maaş Bilgisi, Borç Bakiyesi, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Kredi Kartı ve Banka Kartına İlişkin Bilgiler
Çalışma Bilgisi
İş Başlama/Bitiş Tarihi ve Saatleri, Departman, Unvan, Bordro Bilgileri, İzin Durumu
Özlük ve Meslek Bilgisi
Öğrenim Durumu, Mezuniyet Bilgisi, Askerlik Durumu, Geçmiş İş Deneyimi, İş Mülakatları ve Değerlendirmeler, Referanslar, İşe Giriş/Çıkış Kayıtları, Performans Değerlendirmeleri, AGİ Bilgileri, Sigorta Bilgileri, Emeklilik Bilgisi
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
Sözleşme, İcra ve Dava Dosya Bilgileri, Vekaletname
Özel Nitelikli Kişisel Veri
Adli Sicil Kaydı, Kan Grubu, Sağlık Raporu, Engellilik Durumu
Yan Haklar ve Menfaatler
Prim ve İkramiye Bilgileri, Yemek Kartı ve Araç Tahsil Bilgileri, Özel Sağlık Sigorta Bilgileri
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgileri
Ad-Soyad, Yakınlık Derecesi, Meslek, Okul, Doğum Tarihi, Cep Telefonu, Cinsiyet
Görsel ve İşitsel Kayıtlar
Fotoğraf
Diğer
Kütük Kayıtları, Cihaz Mac Adresi
2.
Çalışan Yakını
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, Doğum Tarihi
İletişim Bilgisi
Telefon/Cep Telefonu
Finansal Bilgi
Gelir Bilgisi
Özlük ve Meslek Bilgisi
Öğrenim bilgileri, çalıştığı yer, çalışma durumu
3.
Hasta
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, T.C. Kimlik Kartı Bilgileri (Seri No, Uyruk, Cinsiyet vb.) Doğum Tarihi, Doğum Yeri, Cinsiyet, Medeni Hali, Yabancı olması halinde Pasaport Numarası, imza
İletişim Bilgisi
Adres (ev/iş), E-posta, Telefon/Cep Telefonu
Finansal Bilgi
Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
Resmi Tutanaklar, Vekaletname
Özel Nitelikli Kişisel Veri
SGK tarafından finanse edilen hizmetler için, laboratuvar sonuçları, test ve tahlil sonuçları, muayene verileri, check-up bilgileri, reçete bilgileri dâhil ancak bu sayılanlarla sınırlı olmamak üzere sağlık verileri
İşlem Güvenliği Bilgisi
Çağrı Merkezi Kayıtları
Diğer
Özel Sağlık Sigortası ve Sosyal Güvenlik Bilgileri
4.
Çevrimiçi Hasta
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, Doğum Yılı
İletişim Bilgisi
E-posta, Cep Telefonu
Müşteri Bilgisi
Ürüne İlişkin Şikayet ve Talep Bilgileri, Müşteri Talimat ve Kayıtları
İşlem Güvenliği Bilgisi
Günlük kayıtları, Cihaz Mac Adresi
5.
Hissedar/Ortak
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, Ana Adı Baba Adı T.C. Kimlik Kartı Bilgileri (Seri No, Tabiyet, Cinsiyet vb.) Doğum Tarihi, Doğum Yeri, imza
İletişim Bilgisi
Adres (ev/iş), Telefon/Cep Telefonu
Finansal Bilgi
Malvarlığı bilgileri
6.
Ziyaretçi
İşlem Güvenliği Bilgisi
Log kayıtları, Cihaz Mac Adresi ( Şirket İnternetine bağlanmak istemesi halinde )
Diğer
CCTV
7.
Veli/Vasi/Temsilci
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, imza
İletişim Bilgisi
Adres bilgileri, Telefon No
8.
İş Ortağı / Tedarikçi Çalışanı
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad, T.C. Kimlik Numarası, imza
İletişim Bilgisi
Adres, E-posta, Telefon/Cep Telefonu
9.
Tedarikçi İmza Yetkilisi
Finansal Bilgi
Banka Hesap Bilgileri, Finansal Hareket Bilgileri, IBAN Numarası, Ödeme Bilgileri, Teminat Mektubu Nüshaları/Fotokopileri
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi
İmza Sirküleri, İmza Beyannamesi, Faaliyet Bilgisi, Vekaletname
10.
Referans
Kimlik Bilgisi
Ad-Soyad
İletişim Bilgisi
E-posta, Telefon/Cep Telefonu
Özlük ve Meslek Bilgisi
Meslek, Bağlı Bulunduğu Kurum veya Şirket
11.
Web sitesi ziyaretçisi
İşlem Güvenliği Bilgisi
Çerez kayıtları, Log kayıtları, Cihaz Mac Adresi
Kişisel veriler, Medicasimple tarafından aşağıdaki parçalar ile kullanılmaktadır:
Hayır
Veri Sahibi
Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1.
Çalışan/Eski Çalışan/Çalışan Yakını
Yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacı ile kişisel verilerin SGK ile paylaşılması, AGİ faaliyetleri kapsamında çalışan yakını bilgilerinin yetkili kurumlarla paylaşılması vb. süreçler söz konusudur.
2.
Hasta
Kanuni yükümlülüğünün gereği SGK; Sağlık Bakanlığı, Bakanlığa bağlı alt birimler ve aile hekimliği merkezleri; Nüfus Genel Müdürlüğü; Adlı Makamlar; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması söz konusudur.
4.
Ziyaretçi / Çevrimiçi Ziyaretçi
Hukuki yükümlülükler kapsamında (suçla mücadele, devlet ve kamu güvenliğinin tehdidi ve benzeri ancak bununla sınırlı olmamak üzere Şirketin yasal veya idari olarak bildirim veya bilgi verme yükümlülüğünün mevcut olduğu durumlarda) yasal olarak bu bilgilerin talep etmeye yetkili olan kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılması; kütük kayıtlarının resmî kurumlar ile paylaşılması; kamera kayıtlarının talep edilmesi durumunda savcılık ve mahkeme gibi resmî kurumlar ile paylaşılması söz konusudur.
5.
İş, Çözüm Ortağı / Tedarikçi
Muhasebe tarafından yapılması gereken yasal bildirimlerin gerçekleştirilmesi amacıyla ilgili kamu kurumları ve noterler ile kişisel verilerin paylaşılması; Vergi denetimleri sırasında fatura ve tahsilat makbuzlarının Maliye Bakanlığı temsilcileri ile paylaşılması; Mevcut ticari ilişkiden kaynaklanan ödeme yükümlülüğünün yerine getirilebilmesi amacıyla finansal verilerin banka ile paylaşılması vb. parçalar söz konusudur.
Medicasimple, kişisel veriler yalnızca işbu Politika'da belirtilen hesaplara göre, 3359 s. Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu, 5510 s. Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 663 s. Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname, Özel Hastaneler Yönetmeliği, Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik hükümleri ve Kanun'un 8. ve 9. kişilere uygun olarak üçüncü kişilere ve kurumlara aktarılmaktadır.
Aktarıma konu olan kişisel veriler, gerekli teknik ve idari tedbirler alınarak, ilgili üçüncü kişinin sunduğu güvenli ortam ve kanallar aracılığıyla gerçekleşmektedir. Dahası aktarım yapılan üçüncü kişiler ile ek protokoller imza edilerek aktarılan kişisel veriler hukuki olarak da korunmaktadır.
Bu yetenekler aşağıdaki tabloda belirtilen şekilde kişisel veri kapasiteleri gerçekleştirilmektedir.
Hayır
Veri Sahibi
Kişisel Veriler Kiminle ve Hangi Amaçla Paylaşılıyor?
1. Hasta / Çevrimiçi Hasta
Tıbbi teşhis ve tedavi için iş birliği içerisinde ülkemizde bulunan laboratuvarlar, tıp merkezleri, ambulans, tıbbi cihaz ve sağlık hizmeti sunan kurumların ile paylaşılması; Hem sistemin hem de sistemin haklarının yerine getirilmesi amacıyla birleştirildiği özel sigorta şirketleri ile paylaşılması; analizin gerçekleştirilmesi amacıyla SMS Tedarikçisi ile iletişim bilgilerinin paylaşılması; Hasta Hakları Yönetmeliği'nin 18/3 maddesinde saklanabilecek yetki verilmiş yakınınız ile; veraset ilamını ibraz etmek sureyle murisin yasal mirasçıları ile; Müşteriye ait faturanın kayıtlı hazırlanması veya e-faturasının hazırlanarak elektronik olarak parçaları için fatura/e-fatura entegratörü ile fatura bilgilerinin paylaşılması; Hukuki, finansal ve faizsiz genişleme amacıyla kullanmakta olduğumuz avukatlar ve YMM'ler dahil olmak üzere, danışmanlık hizmetleri üçüncü kişiler ile paylaşma yöntemi ile Medicasimple hisarları ile paylaşılmaktadır.
2. İş Çözüm Ortağı / Tedarikçi
Fiziki ve elektronik ortamdaki iş çözüm ortağı / tedarikçi verilerinin saklanması ve Şirket'in haklarının korunması, ticari faaliyetlerin yürütülmesi ve sürekliliğin sağlanması amaçlarıyla, saklama ve kayıt hizmeti veya hukuk ya da muhasebe hizmeti veren çözüm ortakları ile paylaşılmaktadır.
Medicasimple, kişisel bakımın gizliliği, bütünlüğün ve güvenliğin bakımı için gerekli özeni göstermek ve gerekli teknik ve idari işlemler yer almaktadır. Bu güvenlik, kişisel verilerin hatalı saklanması, hukuka aykırı olarak saklanması, kişisel yetki yetkisinin sağlanması, saklanması durumunda değiştirilmesi, değiştirilmesi veya imha edilmesinin engellenmesi için aşağıda belirtilen önlemler alınır.
Anti-Virüs : Medicasimple'ın bilgi teknolojilerinin sunumunda bulunan tüm bilgisayar ve sunucularda düzenli olarak güncellenen anti-virüs uygulaması yüklüdür.
Firewall: Veri Merkezi'ni barındıran Medicasimple sunucularını periyodik olarak güncellenen yazılım yüklü Firewall tarafından korunmaktadır. Yeni nesil güvenlik duvarları, tüm personelin internet bağlantılarını kontrol etmekte ve bu kontrol sırasında virüs ve benzeri tehditlere karşı koruma sağlamaktadır.
VPN: Tedarikçiler, Medicasimple sunucusu ya da sistemlerine Firewall üzerinde tanınan SSL-VPN aktarımı ile erişim sağlayabilmektedirler. Her bir tedarikçi için ayrı bir SSL-VPN tanımı yapılmış olup, yapılan tanımlama ile tedarikçi sadece kullanılması gereken ya da yetkilendirmesi yapılan sistemlere erişim sağlar.
Kullanıcı Tanımlamaları ve Yetki Matrisi: Medicasimple çalışanlarının, Medicasimple sistemlerinde yetkileri sadece iş tanımları ile gerekli ölçüde sınırlandırılmış olup, herhangi bir yetki ve görev değişikliği söz konusu olması durumunda yetkiler durdurulmaktadır veya yeni görev çerçeveleri değiştirilmektedir.
Bilgi güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi: Medicasimple sunucularında ve Firewal'larda meydana gelen ihlaller veya tespit edilen riskler karşılığında Bilgi Teknolojileri altyapısına bildirilmektedir. Bu departman, güvenlik tehdidinin oluştuğunda bir şekilde tehdide cevap vermekte ve kişisel verilerin kaydedilmesini sağlamaktadır.
Sizma Testi: Periyodik olarak Medicasimple sistemindeki sunuculara, bilgisayarlara sızma testi manuel olarak tedarikçi bir firma tarafından yapılmaktadır. Bu test sonucu oluşan güvenlik açıkları kapatılarak, ilgili güvenlik açıklarının çalıştırılmasına test yapılmaktadır. Ayrıca Bilgi Güvenliği Tehdit ve Olay Yönetimi sistemi tarafından da otomatik olarak sızma testi yapılmaktadır.
Çalışanlara Eğitim Verilmesi ve Farkındalığın Arttırılması: Medicasimple çalışan çeşitli bilgi güvenliği kesintilerine karşı finansallarını artırma ve bilgi değişimlerinde insan faktörünün çalıştırılması en aza indirilmesi için çalıştırılana düzenli aralıklarla kesinti bilgi kesintilerine ara verilmesi eğitimler verilmektedir. Medicasimple sistem kullanıcılarının miktarını artırmak için düzenli olarak phishing e-postaları gönderilmektedir. Çıkan işlemlere göre gerekirse tekrar hatırlatılır ve uyarı yapılır.
Temiz Masa Prensibi: Medicasimple'ın şirket iç verileri saklanan kişilerin temiz masa kayıtlarına uyumula sağlanır.
İç Koruma: Şirket web kişisel verilerinin alındığı tüm haklar SSL ile korunmaktadır.
Fiziki Güvenlik: Kağıt ortamında kişisel olarak saklanacak şekilde kilitli dolaplarda muhafazaya uygun ve yalnızca yetkili kişiler tarafından erişilmesini sağlıyoruz.
Çerezler: Hizmetle alınan üçüncü müsabakalara ait çerezler, işlenen kişisel veriler aracılığıyla, kayıt sona erdiği üçüncü sefere ait sistemlerden silinmektedir.
İhlal Bildirimi: Medicasimple'ın gerekli teknik ve idari bilgi tedavisini almasına rağmen, Medicasimple tarafından işletilen çevrimiçi platformlara veya Medicasimple sistemi saldırısı yapılanlar sonucunda verilerin zarar görmesi veya kişilerin üçüncü kişilerin eline geçmesine rağmen, Medicasimple durumunuz size ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na sunulur ve en aza için gerekli bakımları alır.
Medicasimple , kişisel verileri ile ilgili mevzuata ilişkin kayıt veya işleme yönteminin sürdürülmesini süreler boyunca Kanun ile uyumlu olarak muhafaza eder. Bu süreler aşağıdaki tabloda belirtilmiştir:
Kişisel Veri Türü
Saklama Süresi
Hukuki Dayanağı
Hastalara İlişkin Kişisel Veriler
Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıldan itibaren;
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun, 213 Sayılı Kanun, 6502 Sayılı Kanun
Hastalara Ait Hasta Kayıt ve Tedavi Süreçlerine İlişkin Özel Nitelikli Kişisel Veriler
Tedavi sürecinin tamamlanma-sından itibaren hasta kayıtları 20 yıl, adli kayıtlar 30 yıl
Özel Hastaneler Yönetmeliği
Hastalara Ait Laboratuvar ve Kan Transfüzyonu Verileri
Tedavi sürecinin tamamlanma-sından itibaren fiziki olarak 30 yıl, elektronik kayıtlar süresiz
Tıbbi Laboratuvarlar Yönetmeliği, Kan ve Kan Ürünleri Yönetmeliği
İş Çözüm Ortağı / Tedarikçilere İlişkin Kişisel Veriler
Hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
6102 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun ve 213 Sayılı Kanun
İş Başvurusu Sırasında Alınan CV ve Özlük Bilgileri
İş başvurusunun yapıldığı tarihten itibaren 2 yıl
Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, Şirket'in meşru menfaatleri, gerekli durumlarda açık rıza
Personele Ait Kişisel Veriler (Kimlik, İletişim, Özlük Bilgileri, Hukuki İşlem Verileri, Mesleki Deneyim, Görsel ve İşitsel Kayıtlar, Fiziksel Mekân Güvenliği)
Özlük Bilgileri personel yaşamı boyunca, diğer veriler hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl, kamera kayıtları 6 ay
4857 Sayılı Kanun, 6698 s. Kanuni olmayan Medicasimple'nın meşru menfaatleri
Personele Ait Özel Nitelikli Kişisel Veriler (Ceza Mahkumiyeti ve Sağlık Verileri)
Sağlık Verileri 15 yıl, Ceza Mahkumiyeti hukuki ilişkinin sona ermesinden itibaren 10 yıl
6331 Sayılı Kanun başta olmak üzere kanunlarda öngörülme ve gerekli durumlarda açık rıza
Çağrı Merkezi Ses Kayıtları
3 yıl
6098 s. Kanun
Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler (Kamera Kayıtları)
1 hafta
İlgili Mevzuat Gereği ve Fiziki Güvenliğin Sağlanması
Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Kişisel Veriler
2 yıl
5651 Sayılı Kanun
Muhasebe ve Finansal İşlemlere İlişkin Tüm Kayıtlar
10 yıl
4857 Sayılı Kanun, 6098 Sayılı Kanun
Medicasimple , iş kapsamı geniş kapsamlı fiziki, elektronik, web sitesi, e-posta gibi kanallardan toplayarak kişisel verileri, Kanun'un 7. ve 17. maddeleri ve Türk Ceza Madde 138'de bulunan, ilgili kanunların veya bunların mevzuatın öngördüğü süreler boyunca saklanmaktadır. Bu sürelerin sona ermesi durumunda, Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik ödülü ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Rehberi kalıcı olarak silinebilirte, yokta veya anonim hale getirilir. Medicasimple tarafından periyodik imha süresi 6 ay olarak belirlendi.
Medicasimple tarafından kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilere ilişkin kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kaydedilemez ve aktarım işlemi; Kişisel verilerin saklanması, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrarlanamayan hale taşıma işlemi devam etmektedir. Kişisel gizliliğin anonim hale getirilmesi ise, bu verilerin başka verilerle eşleştirilebilmesi için hiçbir kesin kimliğin belirlenebilir veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilememesi hale getirilebilmesini sağlamaktadır.
Medicasimple , Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik saklanmayan Kişisel Verilerin Saklanması ve İmhası Politikası kapsamında silme, yok etme ve anonim hale getirilme yöntemleri ve destekleri teknik ve idari yöntemler ayrıntılı olarak açıklanmaktadır.
Kişisel veri sahibi ilgili kişiler, Kanun'un 11. maddesi uyarınca aşağıda sayılan haklara sahiptir:
Kişisel haklarınız üzerindeki haklarınızı kullanmak amacıyla; WEB/KVKK internet ortamında erişebileceğiniz “Başvuru Formu”nu doldurunup;
.svg)
